Introductie

Ons privacybeleid helpt u te begrijpen welke informatie we verzamelen bij Merlin, hoe we deze informatie gebruiken en welke keuzes u heeft.

Wanneer we over ‘Merlin’, ‘wij’, of ‘ons’ in dit beleid spreken, verwijzen we naar Merlin Software BV, het bedrijf dat de diensten levert. Wanneer we over deze “diensten” in dit beleid spreken, verwijzen we naar onze online tools. Onze diensten zijn momenteel beschikbaar voor gebruik via een webbrowser of mobiele applicatie.

Verwerking van persoonsgegevens

In het kader van onze dienstverlening, legt Merlin gegevens van personen vast. Hieronder vallen met name naam, e-mail, telefoonnummer en de rollen in crisisteams. In sommige gevallen worden ook woonadressen opgeslagen. Merlin gebruikt deze gegevens alleen voor de uitvoering van de betreffende overeenkomst.

Verwerking van overige gegevens

Overige gegevens die worden vastgelegd zijn taakkaarten, plannen, locaties en gegevens van crisissituaties. Ook deze gegevens gebruikt Merlin alleen voor de uitvoering van de betreffende overeenkomst.

Zowel de persoonsgegevens als de overige gegevens zijn alleen beschikbaar voor leden van de crisisorganisatie.

Klantengegevens

Verzamelen en verwerken van informatie

Merlin kan de volgende informatie verzamelen en ontvangen:

  • Informatie over het maken van accounts
    Gebruikers kunnen informatie ingeven zoals naam, e-mailadres, telefoonnummer en wachtwoord om een account aan te maken.
  • Facturering en andere informatie
    Voor klanten die een betaalde versie van de diensten aanschaffen, kunnen onze bedrijfsmaatschappijen en onze betalingspartners van derden informatie opnemen en opslaan voor rekening van ons factuuradres en creditcardgegevens, of we kunnen dit zelf doen.
  • Loggegevens
    Wanneer u de dienst gebruikt, verzamelen onze servers automatisch informatie, inclusief informatie die uw browser verzendt wanneer u een website bezoekt of die uw mobiele app verzendt wanneer u deze gebruikt.
  • Apparaatinformatie
    We kunnen informatie verzamelen over het apparaat waarop u de dienst gebruikt, inclusief welk type apparaat het is, welk besturingssysteem u gebruikt, apparaatinstellingen, applicatie-ID’s, unieke apparaatidentificatoren en crashgegevens. Of we sommige of al deze informatie verzamelen, hangt vaak af van het type apparaat dat u gebruikt en de instellingen ervan.
  • Geo-locatie informatie
    Precieze GPS-locatie van mobiele apparaten wordt alleen verzameld wanneer dit relevant is voor de dienstverlening. WiFi- en IP-adressen die wij ontvangen van uw browser of apparaat kunnen worden gebruikt om de geschatte locatie te bepalen.

Hoe gebruiken we de informatie?

We gebruiken de informatie om de diensten te leveren en te verbeteren.

In onderstaande gevallen kan Merlin toegang nodig hebben tot klantgegevens:

  • Om diensten te verstrekken, te onderhouden en te verbeteren;
  • Om dienst-, beveiligings-, of technische problemen te voorkomen of aan te pakken;
  • Om een verzoek van een klant te behandelen of in verband met klant ondersteunende zaken;
  • Zoals vereist door de wet;
  • Zoals uiteengezet in onze overeenkomst met de klant of zoals uitdrukkelijk schriftelijk door de klant toegestaan.
  • Om onze diensten te begrijpen en te verbeteren. We onderzoeken en analyseren trends om beter te begrijpen hoe gebruikers de diensten gebruiken.
  • Om met u te communiceren door:
    • Te reageren op uw verzoeken. Als u contact met ons opneemt met een probleem of vraag, zullen we uw informatie gebruiken om te reageren.
    • Verzenden van e-mails. Wij kunnen u over onze diensten administratieve e-mails en berichten sturen. We kunnen ook contact opnemen om u te informeren over wijzigingen in onze diensten, onze serviceaanbiedingen en belangrijke service-gerelateerde mededelingen, zoals beveiligings- en fraudemeldingen. Deze e-mails en berichten worden beschouwd als onderdeel van de diensten en u mag zich hiervan niet uitsluiten.

Dit beleid is niet bedoeld om beperkingen op te leggen op wat we doen met gegevens die zijn geaggregeerd en/of geïdentificeerd.

Delen en openbaarmaking

Merlin kan informatie delen volgens onze overeenkomst met de klant en de instructies van de klant, waaronder:

  • Met dienstverleners en derde partijen. Wij kunnen bedrijven of medewerkers van derden benaderen om klantgegevens te verwerken.
  • Wij kunnen bedrijven of medewerkers van derden, zoals betalingsverwerkers, betrekken om informatie namens ons te verwerken.

Merlin kan klantengegevens en andere informatie delen of openbaar maken in de volgende situaties:

  • Wet- en regelgeving. Om te voldoen aan wettelijke vereisten en om te reageren op legale verzoeken, gerechtelijke bevelen en juridisch proces.
  • Om onze rechten af te dwingen. De rechten, eigendommen of veiligheid van ons of derden beschermen en verdedigen, met inbegrip van het handhaven van contracten of beleid, of in verband met het onderzoeken en voorkomen van fraude.

Bewaartermijn & gegevens verwijderen?

Gegevens worden gedurende de looptijd van het contract, en 1 jaar na het beëindigen van het contract bewaard op een beveiligde server. U wordt drie maanden voor het einde van de gegevensbewaring op de hoogte gesteld dat uw gegevens verwijderd gaan worden. Wij bieden u de mogelijkheid om een back-up te ontvangen van deze gegevens.

Wilt u dat wij uw gegevens uit ons bestand verwijderen? Stuur dan een e-mail.

Merlin voldoet, na afstemming met de applicatiebeheerder, binnen 7 dagen aan uw verzoek.

Wijzigingen

Wij behouden te allen tijde het recht ons privacybeleid te wijzigen. Op deze pagina vindt u echter altijd de meest recente versie. Bekijk daarom regelmatig ons privacybeleid op deze pagina.

Security

Bij Merlin nemen we beveiliging serieus omdat iedereen die onze dienst gebruikt, verwacht dat deze gegevens veilig en vertrouwelijk zijn. Beveiliging van deze gegevens is een kritische verantwoordelijkheid die we aan onze klanten hebben en we werken er hard aan om dat vertrouwen te behouden.

Voor meer informatie over actuele beleidsstukken en beveiligingsmaatregelen met betrekking tot beveiliging van vertrouwelijkheid van klantgegevens en andere informatie, raadpleegt u ons Securitybeleid.

Voor security en/of privacy meldingen of vragen kunt u een e-mail sturen.