Crisismanagement software; wat is het? Kortgezegd; crisismanagement software helpt om alle activiteiten rondom crisismanagement eenvoudiger te maken, zodat een crisis beter en sneller opgelost kan worden.
De juiste crisismanagementsoftware is niet enkel een tool, maar een essentieel lid van het crisisteam. Crisismanagementsoftware kan namelijk van belang zijn voor de interne en externe communicatie tijdens een crisis, het inzichtelijk maken van plannen en protocollen, het alarmeren of informeren van het juiste personeel, het structuren en loggen van informatie én het uitzetten en beheren van acties en beslissingen.
In dit artikel nemen we je mee langs alle mogelijkheden van dergelijke software.
Crisismanagementsoftware is een verzamelnaam voor tools die gebruikt kunnen worden om het crisismanagementproces te vereenvoudigen en/of te structuren.
Tijdens een crisis kan een crisisteam tegen verschillende problemen aanlopen. Tools bieden een oplossing voor één of meerdere van deze problemen. Daarbij kan crisismanagementsoftware helpen in het informatiemanagement.
Het crisisteam kan te maken krijgen met een enorme hoeveelheid informatie die zij in korte tijd moeten verwerken. De juiste software kan helpen om de informatie te structureren en inzichtelijk te maken.
Er zijn meerdere tools beschikbaar op het gebied van crisismanagement. Deze tools kunnen oplossingen bieden voor één of meerdere problemen. Het is daarom belangrijk om goed te bedenken bij welke struikelblokken jouw organisatie ondersteuning wil of nodig heeft.
De relatie tussen crisismanagementsoftware en deze struikelblokken staat in dit artikel uitgelegd.
Het menselijk brein is een fantastische machine. Maar helaas is de capaciteit om informatie te verwerken en te multitasken beperkt. In een crisis situatie wordt dit in hoge mate van mensen gevraagd. Hierdoor loopt elk crisisteamlid vroeg of laat tegen zijn eigen beperkingen aan.
Crisismanagementsoftware is bedoeld om het leven van het crisisteam makkelijker te maken, bij het managen van een crisis. Door structuur te bieden in de chaos rondom crisismanagement, ben je minder afhankelijk van je eigen brein om dit allemaal bij te houden. De juiste crisismanagementsoftware kiezen is daarom cruciaal.
Crisismanagementsoftware bestaat in verschillende vormen. De software kan een oplossing bieden voor één probleem of juist voor een scala aan problemen, ook wel all-in-one crisismanagementsoftware.
In onderstaande paragrafen wordt uitgelegd hoe crisismanagementsoftware een oplossing kan bieden voor verschillende problemen.
Het verliezen van communicatiekanalen wordt door organisaties vaak aangewezen als het grootste risico tijdens een crisis. In de hedendaagse wereld ligt het risico van cyberaanvallen op de loer.
Bij een cyberaanval wordt vaak de IT-infrastructuur van een organisatie platgelegd. Dit betekent geen toegang tot mail, interne telefoonsystemen of andere infrastructuren. Dit is juist heel belangrijk tijdens een crisis. Crisissituaties zorgen voor onzekerheid. Personeel weet niet wat ze te wachten staat, de directie wordt zenuwachting en klanten, patiënten of andere betrokkenen lopen gevaar.
Om ervoor te zorgen dat mensen rustig blijven en weten wat er van hen verwacht wordt, is het van belang om met ze te blijven communiceren. Maar hoe blijf je in contact met personen binnen en buiten de organisatie als je geen toegang hebt tot de normale communicatiekanalen?
Crisismanagementsoftware kan hierbij een oplossing zijn. Door de software te laten draaien buiten de interne IT-infrastructuur behoud je toegang tot contactgegevens van betrokkenen, ook als de interne communicatiekanalen uitgevallen zijn. Op deze manier kun je met één klik op de knop personeel informeren, communiceren met directie of andere betrokkenen en in een veilige omgeving chatten.
Een veilige omgeving is van essentieel belang bij het effectief managen van een crisis maar ook bij het beperken van de schade. Door het versturen van situatierapportages blijven de belanghebbenden op de hoogte van de ontwikkelingen. Iedereen voor wie de informatie bedoeld heeft, wordt op simpele wijze op de hoogte gebracht en heeft toegang tot exact dezelfde informatie.
De meeste organisaties hebben plannen, protocollen en plattegronden bedoeld voor noodsituaties. Deze documenten zijn vaak intern opgeslagen en in sommige gevallen fysiek beschikbaar in papieren vorm. Maar wat doe je als je geen toegang hebt tot deze documenten door een cyberaanval of wanneer de toegang tot het gebouw beperkt is door de crisis?
Plannen, protocollen en andere relevantie documenten zijn bedoeld om een crisisteam op weg te helpen. Door het bijhouden en constant verbeteren van deze documenten kan een crisisteam alsmaar effectiever te werk gaan. Het is vervolgens wel van belang dat deze plannen en protocollen beschikbaar zijn voor het crisisteam tijdens een organisatie.
Crisismanagementsoftware kan een uitkomst bieden. Door de plannen, protocollen en andere relevante documentatie centraal op te slaan op een platform buiten de interne IT-infrastructuur wordt toegang gegarandeerd. Hierdoor kan het crisisteam direct beginnen met het managen van de crisis op basis van de juiste plannen en protocollen.
Geen enkele organisatie heeft te allen tijde voldoende personeel op locatie om iedere crisissituatie te lijf te kunnen gaan. Maar mocht een crisissituatie zich voordoen dan is het natuurlijk cruciaal om de juiste mensen op het juiste moment op de juiste plek te hebben.
Een voorbeeld hiervan is de ZiROP situatie in ziekenhuizen. Een ZiROP situatie is een situatie waarbij er sprake is van een grote, gelijktijdige toestroom van slachtoffers, bijvoorbeeld een groot ongeluk of een brand. Je kunt je voorstellen dat er in een dergelijke situatie meer personeel moet worden opgeroepen dan op dat moment aanwezig. Dit wordt alarmeren genoemd.
Bij het alarmeren van personeel staan een aantal vragen centraal. Wil je als organisatie personeel oproepen op basis van postcode, alfabet of gewoon willekeurig? Hoe wil je monitoren of personeel de alarmering heeft ontvangen en of zij in de mogelijkheid zijn te komen? Hoe wordt de alarmering verstuurd? Wie moeten er gealarmeerd worden en hoeveel mensen per discipline?
Door de implementatie van crisismanagementsoftware kunnen al deze vragen beantwoord worden en kan een alarmering geautomatiseerd worden. Dit noemt men een alarmeringsscenario. In het alarmeringsscenario worden individuele alarmeringen samengevoegd op basis van het incident of de crisis waarvoor de alarmering dient. Dit versnelt het alarmeringsproces en zorgt dat de crisiscoördinator het overzicht kan behouden.
Gedurende het crisisoverleg staat een crisisteam onder grote druk. Er komt een enorme hoeveelheid informatie binnen, acties moeten worden uitgezet en beslissingen moeten worden genomen. Dit moet allemaal gebeuren in korte tijd, want de crisis blijft zich ontwikkelen.
Het gevaar is dat het crisisteam het overzicht verliest, informatie over het hoofd ziet of geen beeld meer heeft van openstaande acties. Dit kan resulteren in onduidelijk en ineffectief crisismanagement met alle gevolgen van dien.
De tijdsdruk die gepaard gaat met crisismanagement is onmogelijk op te lossen. Het is echter wel mogelijk om de juiste tools en handvaten beschikbaar te stellen aan het crisisteam. Crisismanagementsoftware kan de oplossing bieden.
Door het kiezen van de geschikte software gebaseerd op bijvoorbeeld de BOB-structuur van vergaderen, kan een crisisteam het overzicht beter bewaren. De BOB-structuur staat voor Beeldvorming, Oordeelsvorming en Besluitvorming. Dus allereerst welke informatie hebben we tot onze beschikking, wat moeten we met deze informatie en welke acties moeten we uitzetten.
De software kan dus een belangrijke asset zijn bij het managen van informatie. Maar ook tussen de verschillende vergaderingen door, kan door middel van crisismanagementsoftware in de gaten worden gehouden hoe het staat met bepaalde acties. Dit beperkt de kans dat acties worden vergeten of bepaalde informatie over het hoofd wordt gezien.
Crisismanagement is veld dat constant ontwikkeld en veranderd. Dreigingen komen uit nieuwe hoeken en de ervaring en kennis opgedaan tijdens voorgaande crises verandert de visie op crisismanagement. Training en bewustwording is daarom een essentieel onderdeel van effectief crisismanagement.
Bewustwording zorgt ervoor dat dreigingen en risico’s een kleinere kans hebben om uit te monden in een crisis. Denk bijvoorbeeld aan de opkomst van phishing mails en hoe bewustwording hier een rol in kan spelen. Frequente training zorgt ervoor dat men voorbereid is op hun rol tijdens een crisis en up-to-date blijft betreffende de ontwikkelingen op het gebied van crisismanagement.
De moeilijkheidsgraad op het gebied van trainingen is het plannen van een training. De agenda van personeel is vol en dagelijkse werkzaamheden moeten zo min mogelijk beïnvloed worden door de training. Voor het inplannen, monitoren en aanbieden van korte trainingen kan crisismanagementsoftware worden ingezet.
Door een training of oefening aan te bieden die vervolgens door het personeel zelf kan worden ingepland op een moment dat zij tijd hebben, wordt de drempel om deel te nemen verlaagd. Daarbij kan gemonitord worden welke leden van de crisisorganisatie recent getraind zijn en wie op korte termijn een training nodig heeft.
Crisismanagementsoftware kan helpen bij het versimpelen, automatiseren en overzichtelijk maken van bepaalde processen binnen het crisismanagement. Het gaat hierbij om verschillende facetten van crisismanagement die met elkaar in verbinding staan.
Ieder organisatie is anders en dat geldt ook voor de modules of functionaliteiten die een organisatie zoekt binnen crisismanagementsoftware.
Het is daarom van belang dat je:
1. in kaart brengt welke functionaliteiten het meest geschikt zijn voor jouw organisatie;
2. bedenkt hoe je de crisismanagementsoftware wil gebruiken binnen de organisatie;
3. hoe je het personeel wil trainen in het gebruik van de crisismanagementsoftware.
Naast dat het van belang is dat de software aansluit bij de wensen, is het ook van belang dat het bedrijf dat de software aanbiedt veilig is. Crisismanagementinformatie is gevoelig en je wilt natuurlijk niet dat dit op straat komt te liggen. Kijk daarom ook goed naar het veiligheidsbeleid of privacy statement van de mogelijke leverancier.
Het is goed om daarbij te letten op:
1. informatiebeveiligingscertificaten, zoals ISO-27001;
2. de locatie waar je data wordt opgeslagen;
3. de relevante wet- en regelgeving om het gebied van gegevensverwerking.
Merlin Software maakt crisismanagement software en help hiermee tal van organisaties in verschillende branches. Lees hier alle informatie over onze all-in-one crisismanagement software CrisisSuite.
