Alles staat in één systeem, en dat is gewoon fantastisch!
André Belt, Crisiscoördinator en BCM-manager, vertelt over de ervaringen van Treant met CrisisSuite: “Treant is een een zorgorganisatie met drie ziekenhuizen in Drenthe en Groningen, 17 care-locaties en een dialysecentrum. Voor ons is crisismanagement heel belangrijk. Hier komt CrisisSuite in beeld; deze software stelt ons in staat effectief te reageren op incidenten en crises en de continuïteit van de zorg te waarborgen. We zijn heel blij met het systeem, want het is enorm functioneel.”
CrisisSuite is een integraal onderdeel geworden van de crisismanagementstrategie van Treant. André: “Een van de meest waardevolle aspecten van CrisisSuite voor Treant is de veelzijdigheid ervan. We gebruiken het systeem voor alles dat te maken heeft met onze crisisorganisatie. Van het registreren van trainingen en competenties van crisisteamleden en medewerkers, het ontsluiten van planvorming, tot het managen van daadwerkelijke incidenten en crises.”
“We gebruiken de module Incidenten voor het managen van kleinere incidenten. Je kunt hierbij denken aan geplande ICT-updates of technisch onderhoud, noodweer of waterlekkages. Dat is voor ons echt de basis. Hiermee informeren we ook sleutelfunctionarissen in de organisatie, zoals crisiscoördinatoren, beveiliging en loggers. Je kunt dit zien als een soort voorwaarschuwing, want sommige incidenten kunnen uitmonden tot een crisis. Dit zorgt voor een verhoogde paraatheid. Bovendien hebben we dan de incidentinformatie als beeldvorming klaarstaan voor ons crisismanagement.”
"Bij een crisis activeren we het crisisbeleidsteam. Dan gebruiken we de logtool in CrisisSuite voor het vastleggen van de crisisvergaderingen: de beeldvorming, oordeelsvorming besluiten en acties. We houden eenvoudig overzicht op de status van alle gedelegeerde acties. En na afloop van een crisisvergadering genereren we op basis van het logboek snel een situatierapportage. Deze delen we dan als actueel beeld met de hele crisisorganisatie.”
Een ander voordeel van CrisisSuite voor Treant is de mogelijkheid om alle planvorming en essentiële informatie van elke locatie te ontsluiten. André: “We hebben onze crisisdocumenten, zoals crisisplannen en taakkaarten gekoppeld aan rollen en teams, zodat iedereen snel zijn of haar documenten kan raadplegen. Maar we hebben ook al onze locaties in CrisisSuite staan met relevante informatie, zoals plattegronden, telefoonnummers, het aantal bewoners en het aantal zorgmedewerkers in een dag- of nachtsituatie. Zo kunnen we via de app of webapplicatie alle informatie achterhalen die we tijdens een crisis mogelijk nodig hebben.“
“Tijdens een crisis moeten we wel eens crisisteamleden zonder ervaring voor het eerst met CrisisSuite laten werken. Dan is het wel mooi om te zien dat ze na 1 à 2 minuten uitleg met het systeem uit de voeten kunnen. En dat geeft wel aan dat het een gebruiksvriendelijk systeem is.”
“Omdat we alles in één systeem hebben staan, kunnen we aan het eind van het jaar heel mooi inzichtelijk maken hoeveel en wat voor soort incidenten en crises we hebben meegemaakt. Zo kunnen we ook zien waar we het aankomende jaar extra aandacht aan moeten besteden. Zo’n overzicht kunnen we dan ter verantwoording geven aan de raad van bestuur.”
“Als we een audit hebben of IGJ komt langs, dan pakken we CrisisSuite erbij. Dan kunnen we zo laten zien hoe mensen geschoold zijn, hoe onze crisisoefeningen zijn gegaan, welke planvorming we hebben en hoe incidenten en crises zijn verlopen. Alles staat in één systeem, en dat is gewoon fantastisch!”
“In crisisland is het belangrijk dat je elkaar kent en dat je weet wat je aan elkaar hebt. En met Merlin heb je dat gewoon. We zien het echt als een hele fijne samenwerking. Maar ook als andere organisaties willen zien hoe we met het systeem werken, dan zijn ze van harte welkom bij ons. Want we zijn er toch een beetje trots op, dat we met CrisisSuite werken!”
