Privacyverklaring

Introductie

Deze privacyverklaring is bedoeld om u te helpen begrijpen welke informatie Merlin verzamelt, hoe we deze informatie gebruiken en welke keuzes u heeft.

Wanneer we in deze verklaring spreken over ‘Merlin’, 'wij',of 'ons', verwijzen we naar Merlin Software BV, gevestigd aan het Koraalrood 153, 2718 SB in Zoetermeer. Wanneer we in deze verklaring over de 'diensten' of 'dienstverlening' spreken, verwijzen we naar onze online tools. Onze dienstenzijn beschikbaar via een moderne webbrowser of via mobiele applicaties voor iOS en Android.

Beveiliging

Naast de vertrouwelijkheid van uw gegevens nemen we bij Merlin ook de beveiliging van uw gegevens bijzonder serieus. De beveiliging van de gegevens die aan ons toevertrouwd worden, is een kritische verantwoordelijkheid die we richting onze klanten hebben. We werkenhard om recht te doen aan het gegeven vertrouwen.

Voor meer informatie over beleidstukken en beveiligingsmaatregelen met betrekking tot de beveiliging van klantgegevens en andere informatie raadpleegt u ons Beveiligingsbeleid.

Voor security en/of privacy gerelateerde meldingen of vragen kunt u mailen naar: security@merlincrisis.com

Verwerking van gegevens voor onze dienstverlening

Persoonsgegevens

In het kader van onze dienstverlening legt Merlin gegevens van personen vast. Hieronder vallen met name naam, e-mailadressen en telefoonnummers. In sommige gevallen worden ook woonadressen van medewerkers opgeslagen. Deze gegevens zijn noodzakelijk voor de correcte werking van onze diensten. Merlin gebruikt deze gegevens alleen voor de uitvoering van de betreffende overeenkomst.

Overige gegevens

Andere gegevens die worden vastgelegd zijn rollen in crisisteams, taakkaarten, plannen, locatiegegevens en gegevens van daadwerkelijke en geoefende crisissituaties. Ook deze gegevens gebruikt Merlin alleen voor de uitvoering van de betreffende overeenkomst.

Verwerking van klantgegevens voor bedrijfsvoering

Verzamelen en verwerken van informatie

Merlin kan de volgende informatie verzamelen en ontvangen:

  • Informatie over (potentiële) klanten en contactpersonen. In het kader van het marketing & sales proces kunnen wij gegevens over uw organisatie en medewerkers binnen uw organisatie verzamelen en opslaan.
  • Facturering en andere informatie. Voor klanten die een betaalde versie van de diensten aanschaffen, kunnen wij en onze betalingspartners informatie opnemen en opslaan om het facturatieproces in faciliteren.
  • Loggegevens. Wanneer u onze diensten gebruikt, verzamelen onze servers automatisch informatie, inclusief informatie die uw browser verzendt wanneer u een website bezoekt of die uw mobiele app verzendt wanneer u deze gebruikt.
  • Apparaatinformatie. we kunnen informatie verzamelen over het apparaat waarop u de dienst gebruikt, inclusief welk type apparaat het is, welk besturingssysteem u gebruikt, apparaatinstellingen, applicatie-ID's, unieke apparaatidentificatoren en crashgegevens. of we sommige of al deze informatie verzamelen, hangt vaak af van het type apparaat dat u gebruikt en de instellingen ervan.
  • Geo-locatie informatie. De precieze GPS-locatie van mobiele apparaten wordt alleen verzameld wanneer dit relevant is voor de diensteverlening en de gebruiker daar expliciet toestemming voor gegeven heeft. WiFi- en IP-adressen die wij ontvangen van uw browser of apparaat kunnen worden gebruikt om de geschatte locatie te bepalen.

Hoe gebruiken we deze informatie? 

We gebruiken de informatie om de diensten te leveren en te verbeteren.

In onderstaande gevallen kan Merlin toegang nodig hebben tot klantgegevens:

  • om diensten te verstrekken, te onderhouden en te verbeteren;
  • om problemen met diensten, zoals beveiligingsproblemen of technische problemen te voorkomen of aan te pakken;
  • om een verzoek van een klant te behandelen of in verband met klant ondersteunende zaken;
  • zoals vereist door de wet;
  • zoals uiteengezet in onze overeenkomst met de klant of zoals uitdrukkelijk schriftelijk door de klant toegestaan;
  • om onze diensten te begrijpen en te verbeteren. We onderzoeken en analyseren trends om beter te begrijpen hoe gebruikers de diensten gebruiken;
  • om te reageren op uw verzoeken. Als u contact met ons opneemt met een probleem of vraag, zullen we uw informatie gebruiken om te reageren;
  • voor het verzenden van e-mails. Wij kunnen u over onze diensten administratieve e-mails en berichten sturen. We kunnen ook contact opnemen om u te informeren over wijzigingen in onze diensten, onze serviceaanbiedingen en belangrijke service-gerelateerde mededelingen, zoals beveiligings- en fraudemeldingen. Deze e-mails en berichten worden beschouwd als onderdeel van de diensten en u mag zich hiervan niet uitsluiten.

Deze verklaring is niet bedoeld om beperkingen op te leggen op wat we doen met gegevens die zijn geaggregeerd en/of geïdentificeerd.

Delen en openbaarmaking

Merlin kan informatie delen volgens onze overeenkomst met de klant en de instructies van de klant, waaronder:

  • Met dienstverleners en derde partijen. Wij kunnen bedrijven of medewerkers van derden benaderen om klantgegevens te verwerken.
  • Wij kunnen bedrijven of medewerkers van derden, zoals betalingsverwerkers, betrekken om informatie namens ons te verwerken.

Merlin kan klantgegevens en andere informatie delen of openbaar maken in de volgende situaties:

  • Om te voldoen aan wettelijke vereisten en om te reageren op legale verzoeken, gerechtelijke bevelen en juridische processen.
  • Om de rechten, eigendommen of veiligheid van ons of derden te beschermen en te verdedigen, met inbegrip van het handhaven van contracten of beleid, of in verband met het onderzoeken en voorkomen van fraude.

Bewaartermijnen

Gegevens worden gedurende de looptijd van het contract, en 1 jaar na het beëindigen van het contract bewaard op een beveiligde server. Uw contactpersoon wordt drie maanden voor het einde van de gegevensbewaring op de hoogte gesteld dat uw gegevens verwijderd gaan worden. Wij bieden de mogelijkheid om een back-up te ontvangen van deze gegevens.

Informatieverzoeken en recht van verzet

Als u vragen heeft over ons privacybeleid, of als u een verzoek tot inzage, correctie of verwijdering van uw gegevens wil doen, neem dan contact op via het e-mailadres dat in de introductie genoemd wordt.

Daarnaast bent u te allen tijde gerechtigd een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit.

Wijzigingen

Wij behouden te allen tijde het recht ons privacybeleid en deze privacyverklaring te wijzigen. Op deze pagina vindt u echter altijd de meest recente versie van onze privacyverklaring. Wij raden u aan om regelmatig op deze pagina de laatste versie te controleren.