De rol
Bij Merlin helpen wij organisaties in de vitale infrastructuur, van ziekenhuizen tot nutsbedrijven, om crisismanagement professioneel in te richten met CrisisSuite. Wij zijn een klein bedrijf met grote klanten, en dat werkt alleen als de dagelijkse organisatie klopt.
Daar hebben we jou bij nodig. Je beheert de agenda's van onze directie en de mailbox van de algemeen directeur. Voor prospects en klanten ben je vaak de eerste stem die zij aan de telefoon krijgen. Je hebt dagelijks contact met de buitenwereld en handelt veel zelf af.
Wij zoeken iemand die het overzicht bewaakt, nauwkeurig werkt en die het prettig vindt om een bestuurssecretaris of ICT-manager te bellen om een afspraak rond te krijgen.
Wat ga je doen?
Agenda en afspraken
Je beheert de agenda's van onze drie directieleden en plant hun afspraken in, zowel intern als met klanten en partners. Je bewaakt de vaste ritmes in de week en houdt ruimte vrij voor werk dat concentratie vraagt.
Mailbox van de algemeen directeur
Je sorteert de inkomende e-mail, bereidt antwoorden voor waar dat kan en legt voor wat de directeur zelf moet beoordelen. Je houdt bij waarop wij nog wachten en stuurt op tijd een herinnering.
Demo's inplannen
Je plant vier tot zes demo's per maand met prospects en belt daarvoor zelf met de betrokkenen. Dat is puzzelwerk. Bij een demo schuiven vaak directie, management, ICT en BCM-functionarissen samen aan, allemaal met een volle agenda. Jij krijgt die groep op één datum bij elkaar.
Klantcontact
Je hebt dagelijks contact met klanten en met organisaties die klant willen worden, via telefoon en e-mail. Je bent voor hen een duidelijk en professioneel aanspreekpunt.
Trainingscoördinatie
Wij verzorgen ongeveer 40 trainingen per jaar voor de gebruikers bij onze klanten. Het regelwerk daaromheen ligt bij jou: je stemt data af met de klant en de trainer, nodigt deelnemers uit en herinnert hen op tijd. Je regelt de praktische zaken rond locatie en materiaal, en na afloop zet je de evaluaties uit en verzamel je de resultaten.
Ticketverkoop Crisismanagement Boost
De Crisismanagement Boost is ons jaarlijkse evenement voor crisismanagementprofessionals. Je handelt de vragen van deelnemers af en verzorgt de bijbehorende administratie in ons ticketsysteem, van inschrijving tot deelnemerslijst.
Het team
Merlin telt twaalf medewerkers. Je werkt voor de voltallige directie. De algemeen directeur is je leidinggevende. Daarnaast heb je dagelijks contact met collega’s van sales, customer success en softwareontwikkeling. De lijnen zijn kort en er is weinig hiërarchie, dus je merkt direct wat jouw werk oplevert.
Wie ben jij?
• Je hebt mbo+ of hbo werk- en denkniveau en ervaring in een ondersteunende, administratieve of commerciële rol
• Je werkt nauwkeurig en maakt een administratieve klus zorgvuldig af
• Je belt gemakkelijk. Een onbekende ICT-manager bellen om een demo in te plannen kost je geen moeite
• Je werkt zelfstandig: je wacht niet op opdrachten, maar signaleert zelf wat er moet gebeuren
• Je bent georganiseerd en je laat niets vallen, ook niet in een drukke week
• Je schrijft en spreekt uitstekend Nederlands en je kunt in het Engels uit de voeten
• Je gaat zorgvuldig om met vertrouwelijke informatie. Wij zijn ISO 27001-gecertificeerd, dus informatiebeveiliging is bij ons belangrijk. Bij indiensttreding vragen we een VOG
• Je werkt vlot met Microsoft 365 en leert een nieuw systeem snel
• Je bent beschikbaar voor minimaal 32 uur per week en je werkt minimaal drie dagen per week op kantoor, waarvan in ieder geval de dinsdag
Wat bieden wij?
• Een zelfstandige rol dicht bij de directie van een groeiend SaaS-bedrijf, met echt klantcontact
• Een jaarcontract, met de intentie om daarna een vast contract aan te bieden
• Salaris € 3.400 tot € 4.100 bruto per maand bij fulltime (40 uur), afhankelijk van ervaring, plus 8% vakantiegeld
• 24 vakantiedagen bij fulltime, plus alle erkende feestdagen en daarnaast Goede Vrijdag en Bevrijdingsdag vrij
• Laptop en telefoon van de zaak
• Flexibele werktijden. Maandag is voor iedereen een thuiswerkdag; de overige dagen werk je grotendeels op kantoor, want daar gebeurt het in deze rol
• Samen lunchen op kantoor, van dinsdag tot en met donderdag een broodmaaltijd en op vrijdag à la carte
• Startdatum in overleg, bij voorkeur op korte termijn
Solliciteren
Stuur je cv en een korte motivatie naar sollicitaties@merlincrisis.com.
Reageer uiterlijk 16 oktober. Wij nemen binnen vijf werkdagen contact met je op.
De procedure bestaat uit twee gesprekken op ons kantoor in Zoetermeer, gevolgd door een ochtend meelopen, inclusief lunch.
Heb je eerst een vraag over de functie? Bel dan 079-2033018 en vraag naar Ruud.
