5 tips voor Alarmeren en Oproepen

7/2/2023
René de Jong
Commercieel Directeur
Merlin Crisis Software linkedin profiel

Alarmeren is het urgent oproepen of informeren van personen tijdens een calamiteit of crisissituatie. Het kan dan gaan om het  gelijktijdig alarmeren van één of meerdere groepen/personen. Daarom is het belangrijk dat de alarmeringsmethode gemakkelijk, snel en effectief is. Onderstaande tips kunnen u een vliegende start geven bij het uitdenken, inrichten of verbeteren van uw alarmeringsmethode.

Tip 1: Leg vast wie er bepaalt dat een alarmering verstuurd moet worden

Voordat een alarmering wordt verstuurd,  moet besloten worden dat dit noodzakelijk is. Een crisis of calamiteit komt meestal onverwacht.  Daarom is het van belang om vast te leggen wie bepaalt of er sprake is van een crisis. In veel gevallen ligt dit mandaat op het directieniveau.

Tip 2: Maak een heldere escalatiematrix

Wanneer spreken we van een incident? En wanneer van een crisis? Kan de afdeling dit incident zelf afhandelen of moet er worden opgeschaald? Organisaties vinden het vaak lastig om concreet te maken wanneer er sprake is van een crisis. Daarbovenop kan het zo zijn dat er  verschillende opschalingsniveaus bestaan binnen uw organisatie. Om te zorgen voor uniformiteit in de beslissing om wel of niet op te schalen en tot welk niveau van uw crisisorganisatie, kunt u gebruik maken van een escalatiematrix.

Tip 3: Zorg voor up-to-date contactgegevens van medewerkers

Tijdens een alarmering is het essentieel dat de contactgegevens van te alarmeren personen of groepen up-to-date zijn. Vaak zijn deze gegevens al bekend bij uw afdeling personeelszaken (HR). Dus zorg dat u hier toegang toe heeft.

Tip 4: Ontwikkel alarmeringsscenario’s

Zorg dat u weet welke teams en rollen binnen uw crisisorganisatie gealarmeerd of opgeroepen moeten worden. Dat kan per incident of crisis verschillen. Een goede gedachtenoefening is om op te schrijven welke teams en rollen nodig zijn tijdens een fysieke crisis, zoals een brand, en welke nodig zijn tijdens bijvoorbeeld een cybercrisis, zoals een ransomware-situatie.

Tip 5: Maak duidelijke werkafspraken

Wie start de alarmering? Wie monitort de vooruitgang van de alarmering? Hoe moeten personen reageren als zij worden opgeroepen? Bij wie moeten zij zich melden? Dit zijn allemaal vragen die tijdens een crisissituatie voor vertraging of onduidelijkheid kunnen zorgen. Maak daarom duidelijke afspraken in de voorbereiding.

 

Voor meer praktische tips en handvatten voor het verbeteren van uw crisisorganisatie, klik hier!

Meer lezen.

Crisismanagement

Structuur als basis voor de crisisorganisatie

Crisismanagement

Risicomanagement en IT-integratie: Een kritische kijk op samenwerking

Crisismanagement

Het Ziekenhuis Rampen en Opvangplan (ZiROP): Voorbereid op het onverwachte

Terug
0%
100%