Inleiding
Een crisisvergadering heeft een hoog tempo. Het crisisteam bespreekt de actuele situatie, de impact, knelpunten en mogelijke scenario's, besluiten en bepaalt natuurlijk welke acties er moeten worden uitgevoerd. Onder hoge druk loopt het crisisteam het risico om in chaos te belanden, dus de teamleden hebben houvast nodig. Een goed logboek maakt hier het verschil.
Wat is loggen?
Loggen is het vastleggen van crisisvergaderingen. Dit wordt gedaan door de logger van het crisisteam. De logger legt kort en in concrete bewoording vast wat er tijdens de verschillende fasen van de besluitvorming wordt besproken. Dat gaat om de beeldvorming (wat is de situatie), de oordeelsvorming (impact, knelpunten en mogelijke scenario's) en besluitvorming (besluiten en acties). Daarnaast houdt de logger ook de status van acties bij: zijn deze bijvoorbeeld 'in behandeling' of 'afgerond'.
Waarom is loggen zo belangrijk?
Zonder een logboek is een crisisteam verloren. Een aantal redenen:
- Het logboek als 'single point of truth'.
Er komt ontzettend veel informatie op het team af en het is onmogelijk om alle informatie te onthouden. Als teamleden alleen maar zelf hun aantekeningen maken, ontstaan er meerdere versies van de waarheid. Het is dus van groot belang dat het crisisteam één uitgangspunt heeft om de besluitvorming op te baseren. Dat brengt rust in de crisisvergaderingen.
- Overzicht behouden op acties.
Er moeten veel acties worden uitgevoerd om de situatie te beheersen. Zonder een overzicht van gedelegeerde acties, de verantwoordelijken en de status van die acties lukt het niet om overzicht te behouden.
- Informatieoverdracht
Wanneer een teamlid wordt afgelost, is een goede overdracht nodig. En dat kan alleen gebeuren als er een duidelijk logboek aanwezig is.
- Informatiemanagement
Het logboek van het crisisteam dient als een belangrijke bron voor het informeren van de rest van de crisisorganisatie. Wat is de actuele situatie? Wat zijn de belangrijkste besluiten? En wat kunnen we verwachten?
- Gebruik na de crisis
Na afloop van een crisis moet er worden geëvalueerd. Een compleet logboek helpt daar enorm bij. Maar ook wanneer een toezichthoudende organisatie, een onderzoeksinstantie of verzekeraar in beeld komt, is het hebben van een logboek geen overbodige luxe.
