Het evalueren van een crisis is nodig om er van te kunnen leren. Wat ging er goed? En wat kan er beter? Maar hoe pak je dit nou aan? In deze blog bespreek ik een stappenplan voor het uitvoeren van een crisisevaluatie.
Laat ik beginnen met een disclaimer. Je kunt een crisisevaluatie op veel verschillende manieren uitvoeren. Bepaal dus zelf welke onderdelen je in jouw evaluatie wil meenemen. Met dit stappenplan wil ik je een framework meegeven waar je zelf elementen aan kunt toevoegen of uit kunt weglaten.
Start met het bepalen van het doel en de scope van de evaluatie. Hiermee kader je af wat je wil evalueren. Evalueer je de hele aanpak van de crisis? Richt je je alleen tot de aanpak van jouw eigen crisisorganisatie? Of ga je kijken naar het optreden van een specifiek crisisteam? Ga hier bewust mee om, want je keuze bepaalt mede hoeveel tijd je gaat besteden aan de evaluatie.
Bedenk vervolgens op welke manier je input wilt gaan verzamelen voor jouw evaluatie. Je kunt denken aan logboeken, communicatiemateriaal en feedback van jouw crisisorganisatie, zoals het crisisteam, crisiscoördinatoren en teamleiders. Feedback van personen kun je op verschillende manieren verzamelen. Dit kan onder andere door interviews met individuen, gesprekken met groepen of schriftelijk met een enquête.
Maak een tijdlijn of chronologische beschrijving van de crisis. Dit helpt bij het begrijpen van de opeenvolging van gebeurtenissen, beslissingen en acties die hebben plaatsgevonden. Leg de nadruk op de cruciale momenten, zoals wanneer de crisis begon en wanneer belangrijke beslissingen werden genomen.
Analyseer de verzamelde informatie om verbeterpunten te identificeren. Je kunt ook nagaan of er volgens het crisismanagementplan of specifieke procedures is gehandeld. Vergeet zeker niet om de dingen die goed gingen te benoemen, want die zijn in de toekomst voor herhaling vatbaar.
Verwerk de tijdlijn en je bevindingen tot een compleet evaluatierapport. Beschrijf helder de verbeterpunten, sterke punten en aanbevelingen. Geef duidelijk weer wat er is geleerd en hoe dit kan worden toegepast voor een verbeterde aanpak in de toekomst.
Implementeer de voorgestelde verbeteringen op basis van de evaluatieresultaten. Denk bijvoorbeeld aan het aanpassen van het crisisplan, taakkaarten, en aangepaste trainingen en oefeningen. Wijs verantwoordelijkheden toe aan de verbeteracties en monitor de voortgang. Denk tot slot nog aan het communiceren over bevindingen en verbeteringen naar alle niveaus van de crisisorganisatie om betrokkenheid te bevorderen en een cultuur van continue verbetering te stimuleren.
