Als je informatiemanagement binnen jouw crisisorganisatie naar een hoger plan wil brengen, kun je niet om situatierapportages heen. In dit artikel leg ik uit wat een situatierapportage is en ga ik in op 5 verschillende toepassingen.
Een situatierapportage, ook wel sitrap genoemd, is een belangrijk instrument voor crisismanagement. Een sitrap is bedoeld om een situatiebeschrijving vanuit een entiteit binnen de crisisorganisatie (zoals bijvoorbeeld een afdeling) te delen met een andere entiteit (zoals bijvoorbeeld een crisisteam). Een sitrap fungeert als een statusupdate en is dus continu in ontwikkeling. Je kunt het zien als een formulier dat tijdens een crisis wordt ingevuld en daarna steeds wordt bijgewerkt naarmate de crisis zich verder ontwikkelt.
Situatierapportages kunnen op diverse manieren worden ingezet. Hieronder bespreek ik vijf verschillende toepassingen:
Een situatierapportage kan worden gebruikt om de status van een specifieke afdeling te delen met een crisisteam. In zo’n sitrap deelt een afdeling meestal een beschrijving van de situatie, de belangrijkste knelpuntenen eventueel wat de afdeling nodig heeft van het crisisteam. Een omgevingsanalyse en het bijbehorende advies vanuit de afdeling communicatie is ook een goed voorbeeld hiervan.
Een situatierapportage kan ook worden ingezet om informatie over de situatie te delen tussen verschillende crisisteams binnen een organisatie. Zo kan bijvoorbeeld een operationeel crisisteam een sitrap opstellen voor een strategisch crisisteam. In zo’n sitrap wordt meestal de meest relevante beeldvorming, oordeelsvorming, besluitvorming gedeeld met het andere team.
Een situatierapportage kan ook worden gebruikt om de status vaneen specifiek onderwerp binnen de crisissituatie te beschrijven. Denk bijvoorbeeld aan het aantal slachtoffers of besmettingen, de voortgang van een evacuatie of het herstel van bepaalde processen. Het voordeel van het gebruiken van sitraps over specifieke onderwerpen is dat je de ontwikkelingen op dat specifieke onderwerp op de voet kunt volgen.
Het is ook mogelijk om sitraps te ontvangen van externe partijen. Hierbij kun je denken aan hulpdiensten, leveranciers of andere ketenpartners. Het is daarom belangrijk om de samenwerking met externe partijen goed te organiseren en af te stemmen, zodat de situatierapportages van deze partijen tijdig en efficiënt kunnen worden ingezet.
Het doel van een actueel beeld is om ervoor te zorgen dat alle betrokkenen binnen de crisisorganisatie hetzelfde beeld hebben van de situatie.Je kunt het zien als een soort managementsamenvatting met informatie over de omvang van de crisis, de verwachte ontwikkelingen en de genomen maatregelen. Door regelmatig een actueel beeld te delen, kan de crisisorganisatie snel en adequaat reageren op veranderende omstandigheden en kan de crisis effectief worden beheerst.
Wil je graag meer weten over situatierapportages? Meld je dan aan voor onze gratis online Masterclass Situatierapportages op maandag 22 mei om 13.00 uur.
