Tijdens een crisis is het creëren van structuur in vergaderingen essentieel om effectieve besluitvorming en actie mogelijk te maken. In dit artikel bespreek ik praktische oplossingen om structuur aan te brengen in je crisisvergaderingen, met de focus op het maken van werkafspraken, het hanteren van een besluitvormingsmodel, effectief tijdsmanagement en het definiëren van duidelijke rollen binnen het team.
Praktische werkafspraken zijn nodig om de vergadering soepel te laten verlopen. Zorg ervoor dat de voorzitter van het crisisteam helder en concreet laat weten hoe de crisisvergaderingen gaan verlopen en wat er van de teamleden wordt verwacht. Denk hierbij aan:
Sta hier niet te lang bij stil, maar sla deze stap absoluut niet over! Ga er niet van uit dat iedereen deze werkafspraken helder voor ogen heeft.
Telefoongebruik
Omdat ik dit talloze keren naar voren zien komen bij crisisoefeningen, wil ik dit punt er graag nog even uitlichten. Ik adviseer om geen oproepen aan te nemen tijdens de crisisvergadering. Wees niet bang dat je informatie gaat missen, want de crisisvergaderingen duren toch niet lang (maximaal 20 minuten). Het probleem is namelijk dat nieuwe informatie het besluitvormingsproces van het team gaat verstoren. En loop je de crisisruimte uit, dan mist één van de teamleden wat er door het team besproken wordt. Wil je er tóch voor zorgen dat je telefoon aangenomen kan worden, geef deze dan aan een ondersteuner als je in crisisoverleg zit.
In principe zijn de rollen binnen het crisisteam vastgelegd in het crisisplan en heb je ervoor gezorgd dat iedereen al weet wat zijn rol is. Maar je kunt er niet altijd van uit gaan dat iedereen aan tafel helder voor ogen heeft welke rollen en verantwoordelijkheden de andere teamleden hebben. Dit is zeker het geval bij grotere organisaties, waarbij niet iedereen elkaar altijd kent. Het is bovendien goed voor de logger om helder te hebben wie welke rol heeft, zodat de crisisvergadering goed gelogd kan worden. Zorg ervoor dat je de eerste crisisvergadering start met een korte voorstelronde: “Ik ben […], mijn rol is […] en ik ben verantwoordelijk voor […].”
Tip: werk met naambordjes. Schrijf daarop de naam en de rol van het crisisteamlid.
Een besluitvormingsmodel helpt om beslissingen snel en weloverwogen te nemen. Een veelgebruikt model is het BOB-model (beeldvorming, oordeelsvorming, besluitvorming). Laat de vergaderagenda hierop aansluiten, zodat men weet wanneer welk onderdeel besproken gaat worden.
Daarnaast is het cruciaal om het log zichtbaar te houden voor alle leden van het crisisteam. Dit stelt hen in staat om de voortgang van alles wat besproken wordt bij te houden, wat enorm helpt bij het behouden van de afgesproken structuur.
In een crisissituatie is het vaak niet haalbaar om uitgebreide vergaderingen te voeren, daarom is het verstandig om de vergadertijd te beperken tot maximaal 20 minuten bij aanvang van de crisis. Een kortere vergadering dwingt het team om gefocust te blijven en essentiële beslissingen snel te nemen.
Bepaal vooraf de benodigde tijd voor elk agendapunt (oftewel: elke fase van het besluitvormingsmodel). Bijvoorbeeld, als we het BOB-model hanteren, kunnen we de volgende tijdsverdeling overwegen:
Het is belangrijk om streng te blijven bij het hanteren van de afgesproken tijdslimieten. Een timer of klok is nuttig om de vergadering op schema te houden.
Het maken van werkafspraken, het definiëren van duidelijke rollen binnen het team, het hanteren van een besluitvormingsmodel, effectief tijdsmanagement en vormen samen de bouwstenen van een goed georganiseerde crisisvergadering. Deze gestructureerde aanpak helpt het team om zich te concentreren op de belangrijkste aspecten van de crisis en samen te werken als een hecht en efficiënt team om de uitdagingen met vertrouwen het hoofd te bieden.
