Informatiemanagement tijdens een crisis is een complexe aangelegenheid. Tijdens een crisis wordt het crisisteam bestookt met informatie vanuit de organisatie en daarbuiten. Deze informatie wordt veelal besproken tijdens het crisisoverleg. De logger tijdens dit overleg speelt een cruciale rol in het managen en filteren van al deze informatie. Hierin moet de logger bijvoorbeeld onderscheid weten te maken tussen aannames en feiten. Het is daarom van belang dat loggers de juiste handvatten krijgen om hun rol goed te kunnen vervullen. Er zijn een aantal tips en tricks die het leven van iedere logger makkelijker maken.
Structuur
Allereerst, kies een overlegstructuur en blijf daarbij. Een overlegstructuur, zoals de BOB-structuur, helpt een logger om deinformatie te verdelen tussen Beeldvorming, Oordeelvorming en Besluitvorming. De structuur dient vervolgens als een rode draad door het crisisoverleg. Onder beeldvorming valt alle informatie die op dat moment bekend is. Oordeelvorming omvangt alle vragen die de feiten oproepen. Een voorbeeld in het geval van geweld is bijvoorbeeld: hoe garanderen we de veiligheid van het aanwezige personeel? De besluitvorming zijn vervolgens de antwoorden op deze vragen en daaruit volgen de acties die ondernomen moeten worden.
Feiten en aannames
Daarnaast is het belangrijk om een onderscheid te maken tussen feiten en aannames. Effectief crisismanagement heeft baat bij handelen op basis van feiten in plaats van aannames. Een aanname kan op een feit lijken, maar voor een aanname is geen bewijs. Door het filteren van aannames wordt de bult informatie al kleiner. Een aanname is een beeld, gevoel of gedachte van iemand over een bepaalde situatie. Een aanname kan natuurlijkwaar zijn, maar is nog niet onderzocht. Vraag jezelf daarom af of er al bewijs voor is óf dat dit bewijs nog geleverd moet worden.
Helder formuleren
Tot slot is het van belang dat een logger de informatie op een concrete, heldere en korte manier verwoord. Dit zorgt er aan de ene kant voor dat een logger het overzicht kan bewaren en geen informatiemist tijdens een overleg. Aan de andere kant zijn de logbestanden helder en kan het crisisteam achteraf in één oogopslag zien wat er besproken is. Het is daarom cruciaal dat hoofdzaken van bijzaken worden onderscheiden. Daarbij kun je het best kiezen voor meerdere korte logregels in plaats van één lange alinea. Deze regels kunnen dan bijvoorbeeld allemaal worden aangemerkt als beeldvorming. Op deze manier blijft het duidelijk dat de regels bij elkaar horen en samen het huidige beeld vormen zonder dat het een lap tekst is.
Zorg dat jouw logger klaar is voor zijn taak
De logger is een belangrijk lid van het crisisteam en een goede logger kan een verschil maken in het informatiemanagementproces. Daarom is het van belang om een logger de juiste handvatten aan te reiken om deze rol te vervullen.
Bij de implementatie van CrisisSuite besteden wij hier ook aandacht aan in onze gebruikerstraining. Daarbij faciliteren wij logtrainingen, korte trainingen en opfrisoefeningen om ervoor te zorgen dat de logger te allen tijde klaar is voor deze taak. Deze trainingen zorgen dat loggers bekend zijn met de software en vertrouwen hebben in hun kunnen wanneerzij het meest nodig zijn.
