Een crisisplan is een belangrijke leidraad in devoorbereiding op, het managen van en de evaluatie van een crisis. In deze blogpost gaan we dieper in op de opbouw van een crisisplan, waarbij we de belangrijkste elementen van een effectief crisisplan behandelen. Zo weet je precies waar je aan moet denken wanneer je een crisisplan gaat opstellen of herzien.
Inleiding
Het is van belang dat de context omtrent het crisisplan wordt geschetst in de inleiding. Deze context kan worden opgedeeld in twee delen:
- De scope. Gaat dit plan enkel overcrisismanagement of dient het geplaatst te worden in een breder spectrum? Wat is de relatie tussen het crisisplan eneventuele andere plannen? Wat verstaat uw organisatie onder een crisis? Welke wetten, kaders en normen omtrentcrisismanagement zijn van toepassing op uw organisatie
- Het doel. Is het een beleidsplan, eenactieplan of een combinatie van beide elementen?
Voorbereiding
In dit onderdeel van het crisisplan beschrijf je op welke manier jouw organisatie zich voorbereidt op crisissituaties:
- Het crisisplan. Beschrijf wie er verantwoordelijk is voor het implementeren en actueel houden van het crisisplan. Dit kan een afdeling zijn, een bepaalde rol of functie.
- Opleiden, trainen en oefenen (OTO). Hoe vaak traint en/of oefent je jouw crisisteam(s)? Worden er OTO-activiteiten voor specifieke crisisrollen georganiseerd?
- Tools. Met welke tools werkt jouw organisatie binnen de verschillende procedures? Bijvoorbeeld crisismanagementsoftware, alarmeringstools of een leermanagementsysteem.
Crisisorganisatie
Het is van belang dat de structuur van de crisisorganisatie beschreven is. Je kan dit visualiseren door een organogram van de crisisorganisatie toe te voegen. Deze kan namelijk afwijken van de ‘normale’ gang van zaken. Besteed in dit hoofdstuk ook aandacht aan de verschillende crisisteams en de rollen.
Respons
Het hoofdstuk ‘Respons’ beschrijft hoe de crisisorganisatie in actie komt. Beschrijf in ieder geval:
- Alarmeren en opschalen. Wie heeft hetmand aat om te besluiten om op te schalen? Hoe wordt er bepaald of er moet worden opgeschaald? En hoe worden personen gealarmeerd?
- Crisisvergaderingen. Hoe ziet de vergadercyclus eruit? Hoe verloopt het besluitvormingsproces? Hoe wordt de crisisvergadering vastgelegd? Hoe verlopen de informatiestromen tussen het crisisteam en de andere delen van de crisisorganisatie?
- Crisiscommunicatie. Wat zijn de doelen van crisiscommunicatie? Wat is de werkwijze van het crisiscommunicatieteam?
Nafase
Het hoofdstuk "Nafase" in een crisisplan beschrijft de periode na de crisis. Hieronder volgen enkele onderdelen die kunnen worden opgenomen in dit hoofdstuk:
- Psychosociale nazorg. Het is belangrijk om oogte hebben voor de psychosociale gevolgen van de crisis. Het crisisplan kan hierbij voorzien in opvang en ondersteuning voor getroffenen en medewerkers.
- Evaluatie. Het is belangrijk om de crisis te evalueren en te beoordelen hoe effectief het crisisplan was. Dit kan worden gedaan door middel van een evaluatieformulier en/of een evaluatievergadering.
- Aanpassing crisisplan. Het is belangrijk om het crisisplan te evalueren en eventuele verbeteringen door te voeren.
Vliegende start
Wil je een vliegende start bij het maken van een crisisplan? Wij hebben een Gratis Template Crisisplan ontwikkeld om je op weg te helpen. Klik hier om deze te downloaden.
