Als je de structuur van je crisisorganisatie hebt staan en je hebt helder voor ogen hoe je crisisteam is opgebouwd, moet je ervoor zorgen dat de crisisteamleden weten wat er van hen verwacht wordt. Juist omdat crisisteamleden tijdens een crisis ineens andere taken moeten uitvoeren dan tijdens hun dagelijkse werkzaamheden. Wat moeten zij dan doen? En waarvoor zijn ze verantwoordelijk? Een taakkaart is een handige tool om dat inzichtelijk voor ze te maken.
Een taakkaart is een samenvatting van de taken en verantwoordelijkheden die horen bij een bepaalde rol in de crisisorganisatie. Zoals die van een voorzitter, logger of crisiscoördinator. Op zo’n taakkaart staan alle relevante dingen die iemand nodig heeft om zijn of haar crisisrol goed op te kunnen pakken. Waar moet je dan aan denken?
Denk aan:
Welke zaken er precies op een taakkaart moet komen te staan, is natuurlijk aan jou. Maar om je op weg te helpen, heb ik een template van een taakkaart gemaakt. Je kunt deze downloaden via deze link.
Als de taakkaarten voor alle crisisrollen klaar zijn, neem ze dan mee in de crisistrainingen. Laat de crisisteamleden die taakkaarten bijvoorbeeld gebruiken tijdens een oefening. En vraag na de training om feedback. Taakkaarten zijn nooit helemaal af en kunnen altijd verfijnd worden. Ook na een daadwerkelijke crisis is het verstandig om de taakkaarten na te lopen, en waar nodig aan te passen.
Tot slot: denk goed na over het toegankelijk maken van de taakkaarten. Je wilt natuurlijk dat crisisteamleden makkelijk hun taakkaart erbij kunnen pakken, op het moment dat het nodig is. Je kunt bijvoorbeeld taakkaarten printen, plastificeren en in de crisisruimte leggen. Of een klein, handzaam kaartje proberen te maken dat in je portemonnee past. Maar zelf ben ik een voorstander van het digitaal beschikbaar maken van crisisplannen en taakkaarten. Bij voorkeur op een veilige manier via smartphones. Want je telefoon heb je altijd bij je.
Taakkaarten kunnen ook onderdeel zijn van een crisisplan. Interesse in een Template Crisisplan? Klik hier
