Over ons
Na een ingrijpende brand besloot Zorggroep Ter Weel het crisismanagement structureel te verbeteren. Wilko Clarijs, projectmedewerker facilitair, crisiscoördinator en voorzitter van het crisisteam, deelt hoe CrisisSuite sindsdien een onmisbaar onderdeel is geworden van hun aanpak.
“De crisisorganisatie bestond al een tijdje, sinds ongeveer 2016 hadden we zelfs een crisiscoördinator. Maar eerlijk gezegd waren we er niet heel bewust mee bezig,” vertelt hij. “Totdat we in 2016 te maken kregen met een brand in onze locatie in Krabbendijke.”
Die brand had grote gevolgen: drie bewoners kwamen om het leven. “Het is natuurlijk verschrikkelijk wat er gebeurd is. Tegelijkertijd hadden we het gevoel dat we als organisatie goed hadden gehandeld. Maar we beseften ook: dit kan beter. Alleen, wat dan precies?”
Na de brand begon de organisatie met een grondige evaluatie. “Wat we echt gemist hadden, was structuur. Geen logboek, geen notulen, geen vast vergadermodel. We deden alles op gevoel. Daar wilden we vanaf.”
Net voor de brand waren er al eerste verkennende stappen gezet naar verbeteringen. Die zoektocht bracht Ter Weel in contact met Merlin en hun crisismanagementtool: CrisisSuite. “Na de brand ging alles in een stroomversnelling. We wisten: dit hebben we nodig.”
Vandaag de dag werkt Ter Weel met drie modules binnen CrisisSuite:
1. Alarmeren – “Daarmee kunnen we razendsnel medewerkers oproepen via vooraf ingerichte scenario’s. Ik test die regelmatig.”
2. Logtool – “In een crisis leggen we alles vast, zetten we acties uit en houden we overzicht – ook mobiel via de app.”
3. Plannen – “Onze plannen zijn digitaal beschikbaar en worden actief gebruikt door iedereen met toegang tot CrisisSuite.”
Wilko: “Bij de brand hadden we het systeem nog niet, maar tijdens de coronaperiode konden we het wél inzetten. Sindsdien blijven we het gebruiken.”
Wilko benadrukt dat CrisisSuite niet alleen geschikt is voor crisissituaties, maar ook voor scenario’s waarin de ernst nog onduidelijk is. “We zeggen dan vaak: laten we alvast beginnen. Die voorbereidende houding geeft rust en overzicht.”
Een concreet voorbeeld? “We wisten op een gegeven moment dat we negatief in de krant zouden komen. Dan start ik het crisisbeleidsteam op en leggen we alles vast met de Logtool. Zo zijn we voorbereid als het escaleert. Het helpt enorm om direct een structuur te hebben.”
De samenwerking met Merlin ervaart Wilko als zeer prettig. “De lijntjes zijn kort. Laatst liep er iets mis in het systeem en voordat ik zelf iets had gemeld, belden ze al: ‘We zien iets fout gaan bij jullie.’ Dat is echt top!”
Ook contact via de helpdesk verloopt soepel. “Ik krijg snel antwoord en er wordt direct actie ondernomen. De accountmanager belt regelmatig: hoe gaat het, moeten we bijstellen, is er behoefte aan scholing? Die betrokkenheid waardeer ik enorm.”
.png)
