Binnen een crisisteam vormen de voorzitter en de logger een belangrijk duo. De synergie tussen deze twee sleutelrollen beïnvloedt direct de prestaties van het gehele crisisteam. In deze blog geef ik vier tips om een succesvolle samenwerking tussen de voorzitter en logger te bereiken.
Om te beginnen: het helpt enorm als voorzitters en loggers inzicht hebben in elkaars rol. Het is verstandig om hen in de preparatiefase met elkaar te laten praten over hun rol tijdens crisisvergaderingen. Het invullen hiervan gaat verder dan alleen het technisch voorzitten of het loggen van de vergadering. Laat ze eens aan elkaar uitleggen welke stappen zij doorlopen en welke uitdagingen zij hebben. Dit komt van pas als zij later binnen een crisisteam, onder hoge druk, gaan samenwerken.
Het is nuttig als de voorzitter en de logger aan de vergadertafel dicht bij elkaar in de buurt zitten. Dit maakt het makkelijker voor de logger om de voorzitter subtiel te ondersteunen bij het leiden van de vergadering. Zo helpt de logger bij het bewaken van het vergaderproces.
Het helpt de logger vaak enorm als de voorzitter de essentie van de input van een crisisteamlid samenvat. Zeker bij complexe punten wordt het daardoor makkelijker om die input (zoals beeldvorming of oordeelsvorming) te loggen.
Het is aan te raden dat de voorzitter en de logger na een vergadering samen door het logboek heenlopen. Op dat moment kan de logger zaken in het logboek corrigeren als dat nodig is. Daarnaast helpt dit de voorzitter om de volgende crisisvergadering voor te bereiden.
