Als jouw crisisorganisatie opgeschaald moet worden, wil je snel beschikken over de juiste personen. Alarmeringssoftware stelt je in staat om in een korte tijd veel personen op te roepen en hen te laten weten wat er van hen verwacht wordt. Hieronder benoem ik 10 belangrijke zaken om op te letten als je alarmeringssoftware wilt kiezen die past bij jouw organisatie.
Laat ik beginnen met een open deur: het is cruciaal dat de software betrouwbaar is. En het systeem moet in een korte tijd een groot aantal berichten kunnen versturen. Dit laatste is met name belangrijk wanneer je potentieel veel medewerkers moet oproepen of informeren.
Alarmeringssoftware moet gebruiksvriendelijk zijn. Deze moet een duidelijke interface hebben die het instellen, beheren en verzenden van alarmeringen eenvoudig maakt.
Je moet natuurlijk de alarmeringsprocedures van jouw crisisorganisatie in de software kunnen voorbereiden. Dat vraagt om software die beschikt over voldoende configuratiemogelijkheden. Denk bijvoorbeeld aan het alarmeringsbericht, de groepen ontvangers, het benodigd aantal personen, de volgorde waarin personen gealarmeerd moeten worden.
Als je gaat alarmeren, wil je de juiste personen direct kunnen bereiken. Daarom is het goed om in je alarmeringstool te beschikken over meerdere communicatiekanalen, zodat je mensen kunt bereiken via bijvoorbeeld sms, telefonische oproep, app-notificatie of e-mail. Of natuurlijk via meerdere kanalen tegelijkertijd, zodat de alarmering niet te missen is.
Als er binnen jouw organisatie piketdiensten zijn voor specifieke crisisrollen is het goed om in je alarmeringssoftware over roosterfunctionaliteit te beschikken. Dan kun je piketdiensten inplannen en ervoor zorgen dat de dienstdoende medewerkers worden opgeroepen.
Het kan zijn dat je in één keer meerdere groepen wilt alarmeren. Denk bijvoorbeeld aan meerdere crisisteams, specialisten en teamleiders van verschillende afdelingen. Dit soort alarmeringen die bestaan uit verschillende deelalarmeringen heten ook wel alarmeringsscenario’s. Het scenario moet vervolgens geactiveerd kunnen worden met een simpele handeling. Bijvoorbeeld met een druk op de knop (fysiek of in de software) of met een trigger vanuit bijvoorbeeld andere software of apparatuur, zoals een brandmeldinstallatie.
Als je een specifiek aantal personen met een bepaalde rol nodig hebt, is het is vaak onwenselijk om meteen iedereen met die rol te alarmeren. Het is dan prettig als je eerst een beperkte groep kunt oproepen en dat er automatisch meer personen binnen die groep worden opgeroepen wanneer die eerste personen de alarmering afwijzen of niet reageren. Zo’n automatische escalatie kan doorlopen, totdat het gewenste doelaantal is bereikt.
Als je eenmaal één of meerdere alarmeringen hebt verstuurd, wil je de voortgang kunnen volgen. In een statusoverzicht moet je kunnen zien wie er zijn gealarmeerd en welke personen de oproep hebben geaccepteerd, afgewezen of nog niet hebben gereageerd.
Om alarmeringen goed te kunnen versturen, moeten de contactgegevens van medewerkers, zoals telefoonnummers, natuurlijk altijd up-to-date zijn. Het handmatig beheren hiervan is geen inspirerend werk en foutgevoelig. En als jouw organisatie een flink aantal medewerkers heeft, is dit een tijdrovende taak. Maar daar is een oplossing voor. Door de alarmeringssoftware te koppelen aan de HRM-software van jouw organisatie kunnen medewerkers en hun contactgegevens regelmatig automatisch worden gesynchroniseerd. Contactgegevens hoeven dan nog maar op één plek worden bijgehouden en zijn dan altijd up-to-date in de alarmeringssoftware beschikbaar. Bovendien kan zo’n koppeling ervoor zorgen dat medewerkers die niet meer in dienst zijn, automatisch op inactief worden gezet, zodat deze niet meer per ongeluk kunnen worden gealarmeerd.
Als je zeker wilt weten of iets gaat werken, dan zul je het moeten testen. En ook bij alarmeringssoftware is dat niet anders. Check daarom of de alarmeringssoftware beschikt over testmogelijkheden, zodat je kunt controleren of de alarmeringen die je hebt ingesteld zonder problemen kunnen worden gestart.
