Een crisis kun je zien als een project. Beiden zijn tijdelijk. Ze hebben een begin en een eind. En ze moeten gemanaged worden. Bij een crisis is de druk alleen een stuk hoger.
Een crisis raakt alle afdelingen en processen van je organisatie. De normale bedrijfsvoering komt onder druk te staan of valt helemaal stil. De volledige focus van de organisatie komt te liggen op het managen van de crisis.
Omdat medewerkers andere taken moeten uitvoeren dan normaal, is er ook een andere tijdelijke organisatiestructuur nodig: een crisisorganisatie.
De basis van een crisisorganisatie is het crisismanagementteam. Dit team bestaat uit een voorzitter en een logger en andere teamleden; directeurs, managers en experts. Dit team is verantwoordelijk voor de aansturing van de crisisorganisatie en zit op het strategische niveau. Afhankelijk van het type organisatie en de grootte van de organisatie, zijn er ook andere operationele teams nodig. Denk bijvoorbeeld aan een crisiscommunicatieteam, een IT-team of locatie-teams. Zij voeden het crisismanagementteam met informatie vanuit de locaties, afdelingen en buitenwereld en zorgen ervoor dat de strategie van het crisismanagementteam uitgevoerd wordt.
Personen in de crisisorganisatie kunnen een andere rol hebben dan hun normale functie. Het kan dus zijn dat de organisatie tijdelijk niet door de CEO wordt geleid, maar door een crisismanager. Een communicatiemedewerker kan de rol krijgen van omgevingsanalist. En een beleidsadviseur kan ineens de rol van informatiemanager vervullen.
Schets eerst een grove structuur van je crisisorganisatie. Bovenaan in het organogram kun je in ieder geval beginnen met het crisismanagementteam. De operationele teams kun je vervolgens daaronder tekenen. Denk daarbij dus aan communicatie, IT of aan operationele teams op verschillende locaties.
Bedenk vervolgens per team, welke teamleden daarin moeten zitten. Mijn advies is om te zorgen voor flexibele crisisteams met een vaste kern, waaronder de voorzitter en de logger, en vul die afhankelijk van het type crisis dan aan met de benodigde disciplines.
Zorg er in ieder geval voor dat de belangrijkste sleutelrollen door meerdere mensen ingevuld kunnen worden. Een crisis kan best even duren en het is geen overbodige luxe om de leden van je crisisteam na een aantal dagen rust te gunnen en hun rol te laten overnemen door vervanger. En het kan natuurlijk voorkomen dat mesnen ziek zijn of op vkaantie... Een crisis houdt daar geen rekening mee.
Nu de vakantieperiode er weer aan zit te komen, is het goed om hier weer even extra bij stil te staan: kan ik de juiste personen bereiken als het echt mis gaat? Is mijn crisisteam dan compleet? Zijn de vervangers van bepaalde proceseigenaren opgelijnd? Weten zij wat ze moeten doen? Of laat je het liever aan toeval over?
Wij hebben dit onlangs ook weer nagelopen. Dan ga ik toch met een stuk fijner gevoel mijn vakantie in...
