In de kern van het crisisteam, waar de actuele situatie wordt gedeeld, de impact wordt gewogen, knelpunten aan het licht komen en besluiten worden gesmeed, bevindt zich een onverstoorbare schakel die rust en structuur brengt. Dit is het verhaal van de logger: de stille held die als geen ander beseft dat onder de intense druk van een crisisvergadering, een goed logboek het verschil kan maken tussen chaos en controle.
Loggen is het vastleggen van crisisvergaderingen. Dit wordt gedaan door de logger van het crisisteam. De logger legt kort en in concrete bewoording vast wat er tijdens de verschillende fasen van de besluitvorming wordt besproken. Dat gaat om de beeldvorming (wat is de situatie), de oordeelsvorming (impact, knelpunten en mogelijke scenario's) en besluitvorming (besluiten en acties). Daarnaast houdt de logger ook de status van acties bij: zijn deze bijvoorbeeld 'in behandeling' of 'afgerond'.
Het belang van loggen in crisismanagement kan niet genoeg benadrukt worden. In deze blog ga ik daar uitgebreider op in, maar voor de volledigheid vat ik dit hieronder samen.
Een logboek:
In de praktijk wordt de logger soms enkel gezien als een stille notulist, terwijl dit verre van ideaal is. De logger hoort juist een volwaardig teamlid te zijn. Een goede logger is mondig (dus in die zin geen ‘stille’ held) en aarzelt niet om zich uit te spreken wanneer zaken onduidelijk zijn. Of wanneer teamleden belangrijke stappen in het besluitvormingsproces dreigen over te slaan. Een goede logger heeft een actieve rol in het ondersteunen van de voorzitter bij het begeleiden van het vergaderproces. Kortom, de logger fungeert als de bewaker van de structuur en de volledigheid van de vastgelegde informatie.
De logger en de informatiemanager vervullen verschillende maar complementaire rollen in het kader van crisismanagement en informatiemanagement. Terwijl de logger zich concentreert op het loggen van de crisisvergaderingen zelf, ligt de focus van de informatiemanager op het coördineren en beheren van alle informatie gedurende een crisis. Hierdoor heeft de informatiemanager een belangrijke rol vóór en ná de crisisvergaderingen.
Voorafgaand aan de crisisvergadering is het de taak van de informatiemanager om informatie te verzamelen en te aggregeren, zowel van interne bronnen binnen de organisatie (zoals afdelingen en andere crisisteams) als van externe bronnen (zoals het omgevingsbeeld dat wordt opgesteld door de communicatieafdeling en actuele informatie van het Landelijk Crisismanagement Systeem (LCMS)). Dit is input voor de beeldvorming van het crisisteam tijdens de vergaderingen.
Na de crisisvergadering is het de verantwoordelijkheid van de informatiemanager om een actueel overzicht te creëren; een soort managementsamenvatting met de meest recente stand van zaken. Deze samenvatting kan worden gedeeld met de gehele crisisorganisatie en eventueel met andere stakeholders. Het door de logger bijgehouden logboek fungeert ook hier als een betrouwbare informatiebron, variërend van de huidige situatie tot genomen besluiten en acties. Samen zorgen de logger en de informatiemanager voor een goed georganiseerde informatiestroom gedurende de volledige crisissituatie.
Een effectief crisisteam met een competente logger geniet van structuur, overzicht en een collectief geheugen. Deze stille held verdient daarom de erkenning als een onmisbaar teamlid in iedere crisissituatie.
